Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens?

Deze Privacy Policy gaat uit van de BV VWALA, met maatschappelijke zetel te 9600 RONSE, Bakkereel 26 en ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 1028.304.423, in haar hoedanigheid als Verwerkingsverantwoordelijke, hierna ‘VWALA’, ‘wij’, ‘onze’ of ‘ons’ genoemd.

VWALA is verantwoordelijk voor de volgende Website: ‘https://www.vwala.be/’, hierna onze ‘Website’ genoemd. Op onze Website wordt ook gebruik gemaakt van cookies.

Bij het verlenen van haar diensten en meer in het algemeen tijdens onze bedrijfsvoering en ons contact met aanvragers, potentiële klanten, klanten, partners en websitebezoekers, zowel via de Website als op andere manieren, kunnen wij Persoonsgegevens verwerken van natuurlijke personen, hierna “gebruiker”, “u” of “uw” genoemd.

Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van essentieel belang is. Deze Privacy Policy beschrijft de diverse maatregelen die werden genomen om de persoonlijke levenssfeer te beschermen bij het gebruik van de Website en diensten/producten, en de rechten waarover iemand in dit verband beschikt. Wij hebben in het bijzonder aandacht voor de bescherming van het privéleven van elke gebruiker en verbinden ons er bijgevolg toe om alle noodzakelijke en redelijke maatregelen te nemen teneinde de Persoonsgegevens van deze personen te beschermen tegen verlies, diefstal, verspreiding of niet-toegelaten gebruik ervan.

De Privacy Policy is een uiting van ons voornemen om in alle transparantie op te treden, dit in overeenstemming met de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016, hierna de ‘AVG’ genoemd. Tenzij anders vermeld, hebben termen die in deze privacyverklaring worden gebruikt en in de AVG zijn gedefinieerd, dezelfde betekenis.

VWALA maakt gebruik van Artificiële Intelligentie, hierna ‘AI’ genoemd, om Persoonsgegevens ) te verwerken en bevestigt dat zij eveneens voor wat betreft haar gebruik van AI voldoet aan de privacy bepalingen van de AVG. De Persoonsgegevens worden nooit gebruikt om de AI te trainen en worden in het geval zij niet geanonimiseerd zijn louter gebruikt om de gevraagde output te genereren. Er is geen sprake van automatische besluitvorming vermits de gebruiker het recht heeft om zijn keuze te bevestigen na analyse door de AI.

In de meeste situaties treden wij op als Verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer u onze Website bezoekt, ons contacteert, bij ons solliciteert of ons Platform gebruikt. Indien u beslist om een overeenkomst te sluiten met een externe commerciële partner (zoals een energieleverancier, telecomoperator of verzekeringsmaatschappij), dan is die partner een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke.

Lees deze privacyverklaring aandachtig. Vragen, opmerkingen of bezorgdheden kunnen steeds worden overgemaakt op het e-mailadres: support@vwala.be. 

2. Welke Persoonsgegevens verwerken wij?

Met "Persoonsgegevens" wordt alle informatie bedoeld over een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd, een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd op basis van indicatoren zoals niet-limitatief naam, leeftijd, locatiegegevens, ...

VWALA verzamelt en verwerkt, volgens de modaliteiten en principes hierna beschreven, de volgende Persoonsgegevens: 

• Persoonlijke identificatie- en contactgegevens, waaronder naam, voornaam, titel, telefoonnummer, adresgegevens, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, rijksregisternummer, foto’s, voedselvoorkeuren en allergieën, gegevens inzake samenstelling van het gezin, relationele informatie, taal, …;

• Gegevens die worden verstrekt via de Website;

• IP-adres, browsertype, browserversie, de pagina's die u bekijkt, de datum en tijd van uw bezoek, de duur van uw bezoek en unieke apparaat identificaties

• Gegevens die worden verstrekt via de Websites van derden dienstaanbieders;

• Marketinggegevens, zoals informatie verzameld in het kader van de registratie voor evenementen, marketingmateriaal zoals nieuwsbrieven en alerts;

• Consumptie- of gebruiksgegevens en informatie over uw kosten en algemene financiële situatie ;

• CV, motivatie voor een sollicitatie, inhoud van correspondentie en indien van toepassing, antwoorden op een sollicitatiequiz

• Interesses;

• Feedback;

• …

VWALA kan tevens gegevens verzamelen die geen persoonlijk karakter hebben. Deze gegevens worden gekwalificeerd als niet-Persoonsgegevens en laten niet toe dat een bepaalde persoon in het bijzonder rechtstreeks of onrechtstreeks wordt geïdentificeerd. Deze gegevens kunnen bijgevolg voor ieder doeleinde worden gebruikt, bijvoorbeeld om de Website te verbeteren, om onze aangeboden producten en diensten te verbeteren of om onze publicaties te verbeteren.

In de hypothese waarin Persoonsgegevens worden gecombineerd met niet-Persoonsgegevens, zodat het mogelijk is de betrokken personen te identificeren, zullen deze gegevens worden verwerkt als Persoonsgegevens totdat de betrokken personen op basis van de bewuste gegevens niet meer zouden kunnen worden geïdentificeerd.

3. Hoe worden uw Persoonsgegevens verzameld?

VWALA verzamelt de gegevens niet-limitatief op volgende manieren:

4. Op basis van welke rechtsgrond worden uw gegevens verwerkt en voor welke doeleinden?

De Persoonsgegevens die wij verwerken, hangen af van onze relatie met u. Wij kunnen uw Persoonsgegevens verwerken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgronden:

Wanneer het verstrekken van Persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, of een vereiste om een contract aan te gaan, bent u verplicht om de Persoonsgegevens te verstrekken. Als u (bepaalde) Persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij mogelijk onze diensten niet leveren of anderszins onze contractuele relatie met u niet nakomen.

De AVG vereist doelbinding en minimale gegevensverwerking. Wij bevestigen dat uw Persoonsgegevens voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor die doeleinden, ook wat betreft het gebruik van AI.

5. Wie heeft toegang tot mijn Persoonsgegevens?

5.1 Websitehosting en analytics

● Wij gebruiken Combell om onze Website te hosten en hebben met Combell een verwerkersovereenkomst afgesloten. De privacyverklaring van Combell vind u op https://www.combell.com/nl/over-combell/privacy-policy.

● Wij gebruiken Google Analytics om te monitoren en te analyseren hoe onze Website wordt gebruikt. Google Analytics voorziet ons van trafiekrapporten verkeersrapporten en gerelateerde analyses. De privacyverklaring vind u op https://policies.google.com/privacy. 

5.2 Sociale mediaproviders

● Onze Website kan knoppen of links bevatten waarmee u ons kan volgen op sociale media, zoals LinkedIn of gelijkaardige platforms. Wanneer u op zo’n element klikt, verzamelt de betrokken sociale mediaprovider uw Persoonsgegevens rechtstreeks van u. Wij delen uw Persoonsgegevens niet met deze providers en zijn niet verantwoordelijk voor hun verwerking. Raadpleeg hun privacyverklaringen.

5.3 Externe commerciële partners

● Uw Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe commerciële partners (zoals energieleveranciers, telecomoperatoren of verzekeringsmaatschappijen) als u beslist in te gaan op de door hen voorgestelde aanbiedingen. Deze partners treden op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken en zijn zelf verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. Wij geven uw gegevens enkel door na uw uitdrukkelijke toestemming.

5.4 Andere partijen

● Dienstverleners en onderaannemers die onze werking ondersteunen (zoals IT‑ en clouddienstverleners, betalingsverwerkers, CRM‑platformen en aanbieders van communicatie‑ en analysetools). Deze partijen verwerken Persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies.

● Professionele adviseurs zoals boekhouders, auditors en advocaten, voor zover nodig om hun diensten te verlenen.

● Verbonden vennootschappen, joint‑venturepartners of andere ondernemingen die wij controleren of gezamenlijk controleren, op voorwaarde dat zij deze privacyverklaring naleven.

● Gerechtelijke, politionele of administratieve autoriteiten wanneer wij wettelijk verplicht zijn om Persoonsgegevens bekend te maken, bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bindende beslissing of rechterlijk bevel.

● Investeerders en andere relevante derden in het kader van een mogelijke verkoop, fusie of andere vennootschapsrechtelijke transactie met betrekking tot onze onderneming.

● Wij delen Persoonsgegevens met derden alleen wanneer dit rechtmatig en noodzakelijk is. Waar deze derden als verwerker optreden, sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten met hen.

6. Openbaarmaking van uw Persoonsgegevens aan Derden

VWALA zal zich onthouden van het openbaar maken van Persoonsgegevens van betrokkenen aan derden, tenzij in de volgende specifieke gevallen:

• Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen de verschillende vestigingen van VWALA, bijvoorbeeld voor de uitvoering van ons contract of voor legitieme zakelijke doeleinden;

• Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden, zoals serviceproviders aan wie VWALA bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed, zoals cloud- of mailingdiensten. Voor zover deze derde serviceproviders als onze verwerker optreden, verwerken zij uw Persoonsgegevens alleen in overeenstemming met onze gedocumenteerde instructies en de overeenkomst voor gegevensverwerking die met hen is gesloten;

• Indien en voor zover dit vereist is door de toepasselijke wetgeving of om te voldoen aan een gerechtelijk verzoek.

7. Verwerking van uw Persoonsgegevens buiten de EER

Wij zijn een Belgische onderneming en verwerken Persoonsgegevens voornamelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Uw Persoonsgegevens kunnen echter buiten de EER worden doorgegeven via onze verwerkers of subverwerkers. Indien dergelijke doorgiften plaatsvinden naar een land waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft genomen, treffen wij passende waarborgen om ervoor te zorgen dat u Persoonsgegevens een passend beschermingsniveau genieten. Deze waarborgen kunnen bestaan uit de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere wettelijk erkende doorgiftemechanismen. U kan ons contacteren via privacy@vwala.be voor meer informatie over deze waarborgen en om, waar relevant, een kopie te bekomen.

8. Hoe beveiligen wij uw Persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om uw Persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming te verwerken en om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking of toegang. 

Zo worden gegevens versleuteld zowel tijdens opslag als tijdens verzending, zodat de vertrouwelijkheid ervan gewaarborgd blijft. Daarnaast hanteren wij strikte toegangscontroles, waardoor alleen bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens en deze kunnen raadplegen of wijzigen. Wij voeren ook regelmatig penetratietesten uit om mogelijke kwetsbaarheden in onze systemen tijdig te identificeren en te verhelpen. Tot slot houden wij gedetailleerde logs van systeemactiviteiten bij, zodat verdacht of ongeoorloofd gebruik kan worden opgespoord en onderzocht.

Wij sluiten verwerkersovereenkomsten met onze (sub)verwerkers om te verzekeren dat zij adequate waarborgen toepassen. Binnen onze organisatie leggen wij vertrouwelijkheidsverplichtingen en toegangsbeperkingen op om uw Persoonsgegevens te beschermen.

9. Hoe lang bewaren wij uw Persoonsgegevens?

Wij bewaren Persoonsgegevens niet langer dan nodig en slechts voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij kunnen Persoonsgegevens langer bewaren wanneer dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen of onze overeenkomsten af te dwingen. Wij kunnen ook gebruiksgegevens (zoals technische gegevens die automatisch worden verzameld wanneer u de Website gebruikt) bewaren voor interne analyse. Gebruiksgegevens worden doorgaans gedurende een kortere periode bewaard, tenzij ze nodig zijn om de veiligheid of functionaliteit van onze Website te verbeteren of wanneer wij wettelijk verplicht zijn om ze langer te bewaren. 

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verzameld.

In het bijzonder:

• Wij verwerken Persoonsgegevens voor uw sollicitatie alleen gedurende de tijd die nodig is om uw sollicitatie te verwerken. In geval van een negatief besluit over de aanstelling worden uw Persoonsgegevens verwijderd, tenzij u ons toestemming geeft om uw Persoonsgegevens gedurende één jaar te bewaren. In geval van een positief besluit zal het privacybeleid van VWALA voor werknemers u meer informatie geven over de bewaartermijnen.

• Wij bewaren Persoonsgegevens met betrekking tot onze contracten/samenwerking zo lang als nodig is om ons contract uit te voeren, te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) en om geschillen op te lossen of contracten af te dwingen. Daarom worden deze Persoonsgegevens bewaard gedurende de duur van onze contractuele relatie en gedurende 10 jaar daarna.

• De Persoonsgegevens die wij verzamelen op basis van uw toestemming worden bewaard zolang uw toestemming geldig blijft en niet wordt ingetrokken.

Voor meer informatie over de gehanteerde bewaartermijnen kunt u contact met ons opnemen.

10. Wat zijn uw rechten als gebruiker?

Voor zover voorzien in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, heb u de volgende rechten met betrekking tot u Persoonsgegevens:

• Recht op toegang / inzage: U heeft het recht om bevestiging te verkrijgen of er al dan niet Persoonsgegevens betreffende u worden verwerkt, en indien dat het geval is, om toegang te verkrijgen tot uw Persoonsgegevens, specifieke informatie te verkrijgen en een kopie van deze Persoonsgegevens aan te vragen.

• Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste Persoonsgegevens te laten verbeteren en onvolledige Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te laten aanvullen.

• Recht op gegevenswissing / verwijdering: U heeft het recht om uw Persoonsgegevens in bepaalde gevallen te laten verwijderen, dit is het “recht om vergeten te worden”.

• Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde gevallen heeft u het recht om beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen. In dergelijke gevallen zal, met uitzondering van opslag, uw Persoonsgegevens alleen worden verwerkt met uw toestemming, of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon, of om redenen van groot openbaar belang van de Unie of van een lidstaat.

• Recht om uw toestemming in te trekken: U kunt te allen tijde uw toestemming intrekken voor de verwerking van uw Persoonsgegevens door VWALA op basis van uw toestemming. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.

• Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om uw Persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat te ontvangen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen.

• Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens als de verwerking plaatsvindt op basis van het gerechtvaardigd belang van VWALA of op basis van het algemeen belang. Wij zullen de verwerking stoppen, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, inclusief profilering voor zover deze betrekking heeft op dergelijke direct marketing. In dat geval zullen de Persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt.

• Recht om een klacht in te dienen: Indien u van mening bent dat VWALA uw gegevensbeschermingsrechten schendt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: 

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be.

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger 

Deze rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar privacy@vwala.be. Wij verbinden ons ertoe om uw verzoek te beantwoorden binnen de voorgeschreven termijnen.

11. Wijzigingen aan deze Privacy Policy

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer wij dat doen, passen wij de datum bovenaan deze pagina aan. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Als wij belangrijke wijzigingen doorvoeren, brengen wij u, voor zover vereist door de van toepassing zijnde wetgeving, daarvan op de hoogte, bijvoorbeeld via e-mail of met een melding op onze Website.

Wij raden u echter aan om onze Privacyverklaring regelmatig te lezen.

12. Varia

Eventuele interpretatie- dan wel andere geschillen aangaande de toepassing van deze privacyverklaring zullen eerst tussen de relevante partijen besproken worden. Alle partijen streven daarbij steeds naar een minnelijke oplossing van het geschil.

Deze Privacy Policy is onderworpen aan het Belgisch recht. 

De rechtbanken van het volgend gerechtelijk arrondissement zijn bevoegd in geval van juridisch geschil: Oost-Vlaanderen.